أن يكون المتقدم على الجائزة مقيماً ضمن منطقة المدينة المنورة.
ألا يكون قد صدر بحق المرشح عقوبة خلال الثلاثة أعوام الماضية وليس طرفاً في قضية حالية.
أن تكون الوثائق والأدلة حديثـة خلال الأعوام الخمسة الأخيرة بما في ذلك عام التقدم للجائزة.
التسجيل للاشتراك في الجائزة يكون عبر منصة إدارة الجوائز ضمن الموقع الإلكتروني لمؤسسة جائزة المدينة المنورة
تقدم ملفات الشواهد في صيغتها الإلكترونية مع التأكد من سلامتها ووضوحها والحجم المسموح به وفق العدد المسموح داخل المنصة
تقدم الشروحات باللغة العربية مع التأكد من سلامة الصياغة ووضوح العبارات وعلاقتها بالعنصر وارتباطها بالشواهد مع التقيد بعدد الكلمات المحددة داخل المنصة
التواصل والاستفسارات عبر ) البريد الإلكتروني، واتس أب) مؤسسة الجائزة
إتاحة/ إعلاق الدخول على المنصة يتم آلياً من خلال المدخلات المحددة من قبل أمانة الجائزة مسبقا.
يسمح بكافة عمليات الشرح ورفع ملفات والشواهد والتعديل وحذفها طالما لم يتم إيقاف السماح بالدخول للمنصة
تحتفظ إدارة الجائزة بحقها في التحقق من صحة الترشيحات، وهوية المشاركين، واستبعاد أي تقديم لا يتوافق مع الشروط والأحكام
يحق للجنة التحكيم عند الحاجة طلب عرض توضيحي عن ملف المشاركة.
تكون نتائج عملية التقييم سرية، وقرارات لجنة التحكيم نهائية
لأمانة الجائزة كامل الصلاحية في حجب أحد أفرع الجائزة أو الفئات وفقاً لمقتضيات نظامية تقيد تنفيذ الجائزة.